Você não é uma pessoa negativa, nem você gosta de se focar em assuntos negativos. No entanto, periodicamente, é inteligente para fazer uma verificação da realidade. Sua prática odontológica não está imune a possibilidade feia de peculato. Infelizmente, ao longo dos últimos anos, tem havido um aumento alarmante no sofrimento peculato.
Nem é preciso dizer que estou um pouco estranho e hesitante para compartilhar essa informação. Minha hesitação vem do fato de que este jornal é lido por aqueles que querem se proteger, bem como aqueles ladrões potenciais. Esta informação pode ser usada para qualquer campo. Isto não é como um artigo de 'como fazer'. Eu preciso trabalhar na premissa de que a integridade é a principal motivação para a leitura deste artigo. No entanto, se sua motivação é solicitado de outra forma -Lembre-se que todas as vítimas de peculato deve estar preparado para:.
avisar todos os trabalhadores das consequências - quando capturados
O despedimento automático
Registo crime com as autoridades
Legalmente processar - ao máximo grau
exigir a sua restituição
Esteja disposto a perdoar & amp; esquecer
Insista em ajuda profissional e uma provação rigorosa.
Onde é que o "E" Palavra Iniciar?
Na preparação deste artigo, eu entrevistados 15 indivíduos que foram capturados e processados por desvio de fundos no escritório dental. Seu remorso, a sua justificação e suas histórias pessoais são todos diferentes. Quando perguntado se qualificar seu pensamento e comportamentos, que partilhavam os seguintes citações:
". Era apenas fácil de tomar um pouco de cada vez"
"Dr. ___ Sempre levou o dinheiro do caixa pequeno e nunca paga-lo de volta. Eu acho que eu senti como se essa prática era apenas tão minha quanto a dele. "
" Dr .___ resíduos mais dinheiro do que eu alguma vez tomou. "
" Eu imaginei Dr. ___ deu tanto odontologia distância que ele certamente não era 't vai perder alguns dólares aqui e ali "
" ele nunca gostou do que eu fiz, nem que ele iria oferecer um aumento sem a minha mendicância -. por isso eu acho que eu só me deu um aumento. Para o inferno com ele! "
" Na verdade, eu nunca teria sido pego se eu não tivesse tomado uma hora de almoço. "
Vamos falar sobre esta última citação. É um, verdadeira história do caso perspicaz.
Esta recepcionista em particular tinha vindo a trabalhar no escritório por aproximadamente 15 meses. Ela era a única recepcionista em tempo integral. Depois de algum tempo ela teria um ajudante. Para a maior parte, ela correu para a recepção e compilado todos os relatórios de prática. Um dia, quando ela estava fora para almoçar, o telefone tocou. O médico passou a ser no edifício e rapidamente atendeu o telefone, pensando que era uma chamada que ele estava esperando. Não era seu esperado chamada. Era um paciente querendo uma declaração detalhada para verificar o recebimento de pagamentos pessoais para o escritório. Além disso, o paciente estava tentando se qualificar que o filho tinha dado a recepcionista $ 100,00 em dinheiro, durante sua última visita. Sua última declaração simplesmente indicou um saldo devido e que o paciente estava confuso quanto ao facto de os pagamentos recebidos eram dinheiro, cheque paciente ou cheque do seguro. O médico agradeceu o paciente e garantiu-lhe que a declaração detalhada e forma de pagamento história seria no e-mail, prontamente. Ele compartilhou esta solicitação paciente com a recepcionista que, ao voltar do almoço. Ela respondeu imediatamente: "Eu vou cuidar dela. Lembro-me do filho que dão me US $ 100,00 ".
No dia seguinte, o médico perguntou a recepcionista," Como devo responder a perguntas de pagamento para um paciente se eu fosse para pegar o telefone novamente. Por exemplo, como é que vamos manter o controle de pagamentos em dinheiro? "A recepcionista disse:" Isso é fácil, você simplesmente se referem ao livro de recebimento de dinheiro ou a entrada de pagamento de computador, "Ela então mostrou o médico como entrar e sair do por computador, que indicou um ajustamento $ 100,00, mas não um pagamento. Coisa engraçada - também não houve entrada no livro de recebimento de dinheiro. É claro que ela deu muitas razões pelas quais ela não tinha terminado a transação e novamente assegurou o médico, "Eu vou cuidar disso." O médico sorriu, disse obrigado, e procedeu ao seu escritório onde ele chamou o seu contador e disse , "precisamos conversar".
para a próxima semana, uma equipe de três pessoas examinadas e avaliadas todas as operações por um período de seis meses. A evidência foi conclusivo ... havia um "ladrão" no escritório da frente. O médico e seu contador confrontados a recepcionista. Ela não podia discutir a evidência documentada. Ela foi pega. Ela foi assegurado que iria continuar a auditar todos os registros desde o seu primeiro dia de trabalho. O resultado final foi alarmante. Ao longo de um período de 15 meses que ela tinha tomado pessoalmente mais de US $ 50 mil a partir da prática que foi documentada. Ela mostrou pouco remorso, o dinheiro foi gasto, ela recebeu a reprimenda máxima e devastou sua unidade familiar
A partir deste caso histórico e muitos outros, aqui estão alguns conselhos de som:.
Seja um líder ativo: É importante que o médico participar na gestão da recepção. O ato como você se preocupa com o lado comercial da sua prática e entender os sistemas de negócios que são usados em seu escritório. Todas as políticas e práticas referentes à movimentação de dinheiro em seu escritório, deve ter a sua sanção e aprovação
Revise seus números:. Discipline-se e calendário uma revisão de rotina de suas demonstrações financeiras e estatísticas de prática. Saiba como recuperar e controlar os dados de prática. Interpretar seus números e confirmar a sua viabilidade e de viabilidade. Periodicamente, sem aviso prévio, reconstruir um dia. Certifique-se que você pode acompanhar todos os pacientes que foram vistos em um determinado dia e também como o dinheiro ou postagens foram registrados
Monitore seus extratos bancários:. Certifique-se de que sua equipe sabe que você olha para seus extratos bancários mensais. Na verdade, você deve ser a pessoa a abrir seus extratos bancários - revê-los, e depois ter um equilíbrio de terceiros e conta para a prática talão de cheques. NÃO utilize a recepcionista para pagar prática /chequing
Pedido cancelado Cheques:. É importante que você inspecione todos os cheques cancelados para quantidades incomuns, beneficiários ou endossos. Certifique-se de que você tem seus cheques devolvidos com a sua declaração de cada mês
Revisão Faturas:.. Nunca assine um cheque sem rever a sua fatura correspondente
Stuff and Mail: O médico deve assinar o cheque, material e selar o envelope. Então, uma pessoa que não seja o de fazer as contas a pagar, enviar os cheques. Idealmente, as contas a pagar devem ser enviados pelo médico ou seu cônjuge.
A.R. Revisão: Estabelecer um horário definido com o recepcionista para rever todas as contas de idosos (semanal /mensal). Olhe para cada conta com seu recepcionista. Fale sobre contas idosos e histórico de pagamento
Ajustes de Revisão:. Pelo menos uma vez por mês avaliação uma lista alfabética de todas as baixas, ajustes, subsídios e inadimplência. Certifique-se o recepcionista ou pessoa que trabalha Contas a Receber estão a participar nesta revisão
Orçamento:. Assumir um papel ativo no processo de orçamento. Estabelecer um orçamento para cada exercício. Monitorar os gastos em uma base mensal. Avalie suas despesas gerais e porcentagens - por categoria. . Certifique-se de sua recepcionista sabe que você olhar cuidadosamente para todas as entradas a pagar e os cheques devolvidos
Olhe para o Chequebook: Se alguém está digitando o seu pagar & amp; operações de depósito para o talão de cheques, fazer um ponto de olhar para o talão de cheques frequentemente. Absolutamente não permitem corrector para ser utilizado no talão. Se alguma coisa é anulada, simplesmente desenhar uma linha através da entrada ... por isso ainda pode ser lido
Bonded & amp.; Referências: Os funcionários que estão envolvidos individualmente com a manipulação de dinheiro prática deve ser ligado. Além disso, certifique-se de que seu seguro prática aborda a possibilidade de cobertura de peculato. Confira as referências cuidadosamente, antes de contratar uma pessoa para lidar com o seu dinheiro e contabilidade prática
Quarterly Review:. No final de cada trimestre configurar um tempo de revisão com o seu contador ou outro consultor profissional. Um terceiro pode muitas vezes à vista quantidades incomuns ou porcentagens. Se assim for, então você pode investigar um pouco mais de cuidado
Cross-Train:. Nenhuma pessoa deve ser habilitada com o controle total da sua recepção. É importante que você cross-trem para a cobertura e um conjunto extra de olhos e ouvidos. Se você não tem outra pessoa para cross-trem, em seguida, o médico ou o cônjuge do médico deve ter certeza de que eles possam compreender o essencial da recepção, especialmente o recebimento de dinheiro e ao destacamento de.
Adiar "sozinho" Tempo : Muitos esquemas são desenvolvidos quando a recepcionista está sozinho no escritório. Você pode ficar impressionado quando você vê-los ir a milha extra e gastar tempo adicional no escritório, mas, também pode ser muito perigoso. Tendo outras pessoas ao redor pode impedir a manipulação indevida de figuras, publicações e relatórios. Além disso, insistem que recepcionistas tirar férias
Depósitos diários:. Depósitos devem ser feitos em uma base diária. Nunca deixe depósitos acumulam. Todas as publicações devem ser feitas no dia do tratamento ou dentro de 24 horas de tratamento ou qualquer intercâmbio de negócios
Computer "esconderijos":. É fácil esconder as coisas no computador. Ter uma terceira parte que compreende o seu programa de computador que você como e onde o dinheiro ou comportamento peculato poderia ser mascarado no computador. Peça-lhes que te ensinar como interpretar os relatórios de computador e como referência cruzada-los
O dinheiro Prática:. Junte-se às muitas práticas que são prestadoras de serviços para apenas dinheiro. Em seguida, a certeza de que a sua produção está sendo cobrado na íntegra e que seus talões de depósito coincidir com o relatório de produção. Mais uma vez, acompanhar o seu lançamento e a forma de pagamento recebido -.. Dinheiro, cheque pessoal ou cheque do seguro
comunicação Consequential pode ser ameaçador para alguns, mas a maioria dos funcionários quer saber as regras, regulamentos e conseqüências de atividades inadequadas
Como roubar de um dentista
Muitas vezes, os dentistas não sabem o que procurar. Na verdade, eles estão apreensivos para examinar as coisas por medo de destruir a confiança ou espírito de equipe. No entanto, através da interação pessoal controlado e tempo de exame privada, você pode ser melhor prevenir do que remediar. Prevenção através da consciência é valioso e útil. Estou constantemente espantado como as pessoas criativas podem tornar-se -, a fim de ser desonesto. As seguintes atividades foram realmente aconteceu. Não deixe que eles acontecem em sua prática:
- pacientes de caixa tenham sido cobrados em excesso ea diferença foi embolsado. (. Referência cruzada seu livro de recibo para a declaração de faturamento) Você não pode ter uma diferença de valores
-. A equipe usou o cartão de crédito da empresa para uso pessoal. (Analise cuidadosamente suas declarações.)
- Eles tomam dinheiro do depósito e, em seguida, alterar o recibo de depósito antes de chegar ao banco. (Verifique depósitos extrato bancário com o livro de depósito real.) Lembre-se, para levar os seus próprios depósitos para o banco ou ter um serviço ligado recolher o seu depósito
-. Uma nova conta bancária foi aberta em nome do médico e as coloca pessoa seu nome no cartão de assinatura. Alguns fundos são depositados lá para retirada mais tarde. (Por favor, abra todos os extratos bancários.)
- Cheques foram feitos a fornecedores fictícios e as verbas foram compartilhadas após o cheque foi descontado. (É chamado de peculato cooperativa.)
- notas falsas foram submetidos a companhias de seguros para amigos e famílias - que então recebem pagamento de seguro - para ser compartilhado mais tarde. (Fraude de seguros é muito perigoso e estúpido!)
- Nenhum serviço de carga foram destacados para a família e amigos sem a aprovação Dr. escrita. (A pagamento simbólico é dado a dizer obrigado.)
- Cheques foram escritos para a auto para um suposto reembolso. (Antes de assinar um cheque pessoal, consulte um formulário de reembolso anexo e recibo da mercadoria.)
- Cheques foram feitos em dinheiro. Um rosto familiar pode ir longe com isso em um banco usando um carimbo de borracha da assinatura do médico ou forjar o nome do médico. (Não tem carimbos de assinatura de borracha no escritório.)
- Muitos dólares vão para fora da porta através de pessoal usando selos prática, suprimentos, equipamentos e empresa tempo. (Faça uma declaração política firme para todos os seus funcionários cuidadosamente definir o que é próprio e impróprio..)
- É comum e fácil de "emprestar" a partir da caixa ou balcão gaveta de dinheiro em caixa. Faça com que seu contador de dinheiro é separado do seu fundo de maneio. (Review e equilibrar o seu dinheiro em caixa a cada semana e seu contador de caixa diário.)
- Muitas vezes, os itens de suprimentos excedentes, medicamentos, equipamentos e comercialização são ordenados eo inventário adicional é levado para casa. (Inventário Track in /out.)
- cheques em branco foram assinados por médicos como eles estão se apressar para fora da porta para umas férias ou conferência. (Nunca fazê-lo!)
- Um médico cônjuge ou parceiro dental - com poder de assinatura - é em conluio com uma pessoa da equipe para desviar fundos. (Exigir duas assinaturas proprietários - sendo um deles o maior acionista.)
Estas são apenas algumas medidas de precaução que você pode tomar para ajudar a prevenir desfalques. A chave é estar envolvido com o negócio. Sublinhar a importância da prestação de contas e responsabilidade com a auto e funcionários. Eles devem saber que você está mantendo seus olhos e ouvidos abertos por comportamento inadequado.
Larry Wintersteen é uma das principais consultor, palestrante, autor e treinador de profissionais odontológicos, médicos e legais. Ele também é um consultor de gestão prática na Universidade de Colorado, Faculdade de Odontologia, Denver, CO.