Felizmente, existem apenas duas coisas que podem dar errado com os dados armazenados em seus sistemas de computador: ou 1) algo infeliz acontece e as pessoas certas não pode acessá-lo corretamente, ou 2) algo ainda mais infeliz acontece e as pessoas erradas pode acessá-lo. Infelizmente a maioria dos consultórios dentários não estão fazendo o suficiente para impedir que qualquer uma destas eventualidades.
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A única coisa mais importante que pode ser feito para garantir que os registos electrónicos não são perdido é para apoiá-los. Alguns escritórios empregar vários processos de backup para garantir que se um falhar eles têm uma cópia de segurança (para o backup). Não há nada de errado com um nível adequado de paranóia quando se trata de proteção de dados. Um cenário de backup abrangente deve satisfazer quatro requisitos:
1) frequência adequada: Um backup de rotina ou agendado deve ocorrer pelo menos diariamente (ou toda noite), e deve ser não mais cedo do que o substituído semanalmente. Alguns escritórios executar um meio caminho de backup durante o dia também. Além disso, é importante manter backups que representam dados que remontam vários dias, e não apenas o dia /noite anterior. Muitas vezes é importante ser capaz de restaurar os dados que é mais velho do que no dia anterior. Idealmente, os backups semanais ou mensais são armazenados por períodos mais longos
2) Adequada separação física:. Os dados de backup deve ser armazenado em um local que é provável que não ser afetado por qualquer desastre que ocorre na caixa do local os dados de produção. Eventos como incêndios, inundações e roubo que possam impactar o escritório não deve também impactar os dados de backup
3) apropriado fonte de dados:. Todos os dados importantes precisa ser parte do conjunto de backup. Alguns programas de backup não são capazes de arquivos de backup que estão em uso, e se os aplicativos são deixadas em aberto no final do dia, pode ser impossível fazer o backup dos dados contidos dentro deles. Certifique-se de que o backup inclui os dados que você precisa
4) Logging adequada e Recuperação de Verificação:. É muito comum para os usuários a descobrir que, embora eles achavam que seus dados estava sendo feito o backup, ele realmente não era. falhas de hardware, alterações de configuração e software e problemas de mídia são razões comuns que os sistemas de backup parar de funcionar.
Vejamos alguns dispositivos de backup comuns
fitas
fita de backup DAT e Travan são as mais comuns mídia de backup usados em consultórios odontológicos hoje. As unidades DAT são muito mais caros, mas são mais confiáveis e duram muito mais tempo. A mídia DAT real é inversamente menos caro do que a mídia Travan. A dificuldade com esse tipo de backup é que as fitas e discos se desgastam, e eles são relativamente lento para backup. No entanto, há três razões importantes que as fitas são usadas mais comumente: Eles podem conter uma quantidade muito grande de dados, eles podem ser rodados diariamente, e as fitas são relativamente confiáveis
CD /DVD escritores-CDs e DVDs são. prontamente disponível, barato, fácil de utilizar, e útil para uma variedade de razões. Muitos escritórios usar com sucesso CDs regraváveis (CDRW) para executar backups diários. Usando um CDR-one-time de gravação para fazer uma cópia de segurança mensal ou semanal extra que é mantido indefinidamente é uma ótima idéia. Infelizmente, esses dispositivos não possuem muito a quantidade de dados, e não pode ser utilizado em situações onde qualquer coisa, mas os dados mais básicos precisam ser armazenados.
Vários magnético media-Zip, jazz, e até mesmo disquetes pode ser usado para armazenar muito pequenas quantidades de dados. Apesar de serem muito mais lento do que os dispositivos actuais CDRW, eles são geralmente muito fiável e fácil de usar. As vantagens e limitações da mídia de CD aplicáveis a estes produtos, com a ressalva de que os dados magnéticos vão desaparecer mais rápido com o tempo.
removíveis discos-rígidos externos drives USB, ou IDE ou SCSI discos rígidos removíveis fornecer um método muito rápido de apoio grandes quantidades de dados. Infelizmente, uma unidade de disco rígido é uma das coisas mais probabilidade de falhar em um sistema de computador e drives removíveis, portanto, são considerados menos confiáveis do que as fitas. Um problema adicional é que a maioria dos escritórios que utilizam essa abordagem tem uma única unidade removível que é usado cada vez, e são, portanto, sem um backup diário sequencial com a capacidade de restaurar os dados mais antigos.
práticas de replicação-Large às vezes têm servidores de backup que são disponível no caso de algo acontecer com o servidor principal. Também é prática comum para um servidor dental a ser construído com mecanismos de hardware ou software para replicar dados de um disco rígido para outro em uma base contínua. Estes sistemas podem muitas vezes salvar uma prática a frustração de ser desligada, mas se os registros são excluídos, eles são excluídos da réplica, ao mesmo tempo. processos de replicação não são, portanto, uma substituição para um backup diário para outra mídia.
Computador para computador armazenar uma cópia dos dados do servidor em outra estação de trabalho no escritório é uma ótima maneira de garantir que os dados estarão disponíveis rapidamente em caso de uma falha do servidor. Basta alterar algumas entradas de caminho pode permitir que o escritório para continuar a trabalhar com os dados em outra máquina. Os dois principais problemas com este tipo de backup são de que os dados permanecem no escritório, e senta-se em dispositivos que são tão susceptível de ser danificado ou roubado, como os dados principais, e pode não haver uma maneira de recuperar os dados mais antigos. A seqüência de rotação de backups para vários computadores no escritório pode resolver parte deste problema.
Offsite backup em dados transferidos através das linhas de telefone ou uma conexão de Internet para um centro de backup remoto é frequentemente chamado de 'backup offsite'. Naturalmente, todos os backups devem ser movidos 'offsite', mas usando uma conexão de dados para movê-lo lá rapidamente é uma excelente ideia. Pequenas quantidades de dados, como Practice Management Software pode ser facilmente armazenado desta maneira. Se você estiver armazenando uma quantidade significativa de informações em uma unidade de backup externo, lembre-se também de que você pode precisar de obter os dados de volta em algum ponto. Algumas instalações podem courier, os dados em vários formatos, ou mesmo retornar um computador com todos os aplicativos necessários prontos para correr com os seus dados.
Certifique-se de que os backups e logs de backup estão sendo verificados rotineiramente. É uma idéia especialmente boa para incluir um arquivo de teste no processo de backup, que pode apagar de vez em quando e, em seguida, recuperar a partir do conjunto de backup.
Formação
erro do usuário é a causa mais comum de dados perda de qualquer sistema. Todos os funcionários precisam de treinamento na Practice Management Software, a Software Imaging, e sobre o uso adequado e função do sistema de computador. Erros acontecem, mas os catastróficos são menos comuns em escritórios que colocam uma prioridade na compreensão e uso correto de computadores e software. Certifique-se de que todos entendam o que é considerado "práticas seguras" em relação ao uso da Internet, e-mail e proteção anti-vírus.
Firewalls
A maioria dos consultórios odontológicos têm uma ligação à Internet de algum tipo. Essa conexão pode potencialmente permitir que um "hacker" para acessar o escritório e seus dados a partir da Internet. Uma 'firewall' é um mecanismo de hardware ou software que impede essas ligações indesejadas. Geralmente é mais seguro usar um dispositivo de hardware, já que é menos provável de ser desligado ou desativado. firewalls de hardware estão disponíveis a partir de menos de US $ 100.
Protecção Anti-vírus
Os vírus de computador eram uma forma comum para os sistemas de perder permanentemente os dados. Hoje em dia, porque a maioria dos vírus são criados para executar funções que são um pouco mais "criativo" do que os dados simplesmente apagar, e porque os programas de remoção de vírus e técnicas são melhores, é raro que os dados são realmente perdidos devido a uma infecção por vírus. É muito mais provável que um vírus resulta em "apenas" o tempo de inatividade e uma empresa de remoção de vírus caro. Um cenário que é mais comum hoje em dia é a de uma infecção por vírus, resultando em acesso aos seus dados por terceiros. Alguns vírus permitem que os usuários externos para se conectar ao seu sistema, e alguns transmitir seus documentos ou e-mails anteriores a terceiros. Claramente, qualquer cenário é desastroso para a prática odontológica.
É fundamental que o software anti-vírus atualizado estar em execução em todos os computadores, áreas de sistema de discos rígidos não são compartilhados, anexos de email perigosas nunca são abertos etc.
a segurança física
Normalmente, os computadores em consultórios dentários estão posicionados em áreas que são acessíveis aos pacientes. Protetores de tela estão disponíveis, que "bloquear" um sistema a menos que a senha correta é entrada. Use-os em máquinas que possam ser acessados por pacientes sem supervisão nos consultórios ou corredores. Certifique-se de que qualquer computador disponível como uma cortesia para os pacientes na área de recepção não tem nenhuma conexão física com o resto do escritório. Se você estiver usando um hub wireless de qualquer tipo, garantir que os recursos de segurança estão habilitados para impedir o acesso de usuários indesejados. Mais importante, certifique-se que o pessoal sabe para impedir qualquer pessoa não-funcionários acessem os computadores.
Mais cedo ou mais tarde, um incidente irá ocorrer em sua prática que resulta na necessidade de você pensar muito sobre a segurança de seus dados. Com o planejamento adequado, implementação e acompanhamento, de dados 'eventos' pode ser posta em prática de uma forma bastante rotina, resultando em perda de dados mínima ou nenhuma.
Craig Wilson é o CEO da CompuDent Systems Inc ., uma empresa de TI especializada em instalações de computadores personalizados para consultórios odontológicos.