Embora se possa argumentar que as estatísticas podem ser usados em qualquer maneira de se adaptar a qualquer situação, quando se trata da saúde financeira e rentabilidade da sua prática odontológica, os números realmente não mentem. Um dentista sob a impressão de que sua prática é forte porque há um alto volume de fluxo do paciente pode ser surpreendido com a verdadeira saúde e potencial de crescimento adicional de seus negócios quando é avaliada utilizando uma série de indicadores chave de desempenho (KPIs). gerentes de escritório (OMS) deve medir KPIs que são particularmente fortes indicadores de quão eficaz, eficiente e rentável a prática está em funcionamento. A falta de medir e analisar KPIs compromete significativamente o potencial da sua prática para maximizar a rentabilidade a longo prazo.
O desempenho dos gestores indicadores de escritório deve medir e porquê chave
Há 15-20 KPIs dentro de sua prática que fornecê-lo com uma imagem de como a sua prática está realizando. É importante que o médico capacitar plenamente o gerente de escritório com a responsabilidade de acompanhar esses números de prática. Seus benefícios OM de esta situação porque ele ou ela pode fornecer uma contribuição mais valiosa para o sucesso global da prática. Através de rastreamento estas importantes KPIs, o OM tem as informações necessárias para manter o desempenho prática no alvo. Três específico, KPIs crítica a ser acompanhadas e analisadas pela OM são:
* A produção média por paciente
* Colecções
* Contas a receber
Estes três KPIs relacionados são facilmente controladas, ainda mais crítico para o gerente do escritório, porque eles representam as medidas mais importantes em sua prática. Acompanhando produção média por paciente necessita de documentar toda a produção realizada em pacientes a cada dia e calcular uma produção média por visita paciente. As medidas coleções de KPI a capacidade da prática a ser pago por essa produção através da análise da relação de coleção. Eu recomendo uma taxa de recolha 98,5 por cento para qualquer prática bem sucedida e este é o objetivo do OM deve se esforçar. O KPI para as contas de produção faixas receber que passou não recolhido, o que impacta não somente sua taxa de cobrança e receita, mas no final, afeta a rentabilidade global da sua prática. Como você pode ver, estas são três números muito importantes e inter-relacionados que o gerente do escritório deve rastrear
KPI # 1:. Produção médio por paciente
Uma prática ocupado não é necessariamente uma prática rentável. Um dentista que vem para a prática de cada dia e vê uma linha completa de pacientes de aberta para fechada pode sentir-se bem-sucedido porque a prática não pode lidar com mais nenhum paciente. Mas se o gerente do escritório não acompanha a produção média por paciente, é difícil para o dentista para saber se a prática é tão rentável quanto poderia e deveria ser.
A prática é mais eficaz quando está produzindo o odontologia máximo que puder para cada paciente individual. Uma prática que vê 30 pacientes por dia e as médias de apenas US $ 150 de produção por paciente ($ 4.500) não é tão rentável como uma prática que vê 20 pacientes por dia, mas as médias $ 350 de produção por paciente ($ 7,000). Consideremos por um momento que uma diferença diária como esta ($ 2.500) pode significar um adicional de $ 500.000 por ano para um paciente prática de programação de quatro dias por semana. A diferença dramática em receita e lucro é devido ao fato de que a prática "mais lento" tem o tempo para apresentar, vender e entregar o cuidado dental mais abrangente. A prática "mais lento" também será executado de forma mais eficiente, com menos stress porque o OM tem mais tempo para se concentrar nas tarefas mais importantes na prática. Aqui estão três passos OM pode implementar para aumentar a produção média por paciente.
1. Realizar um exame abrangente da saúde bucal em todos os doentes, incluindo periodontal sondagem, biópsias escova câncer bucal, avaliações de odontologia estética e procedimentos eletivos potencialmente apropriadas. Isso vai ajudar dentistas identificar mais odontologia que poderia beneficiar os pacientes.
2. Desenvolver scripts eficazes para a apresentação de um caso para o gerente de dentista, coordenador tratamento e escritório. Esses scripts irá focar a atenção do paciente sobre os benefícios do tratamento.
3. Oferecer aos pacientes a capacidade de ter vários procedimentos feitos em um único compromisso (se possível). Os pacientes geralmente gostam de ter o máximo de odontologia realizadas em uma única visita que possível, porque é mais conveniente
KPI # 2:. Colecções
Você pode ser surpreendido com o elevado número de dentistas que entram em contato com que têm uma relação de recolha que é inferior à taxa de recolha de 98,5 por cento recomendado - muito menos, em alguns casos. Porque é que este KPI tão crucial para a saúde financeira da sua prática? Quando você agenda um paciente para o tratamento, você bloquear um determinado período de tempo, seja 30, 60 ou 90 minutos, para aquele paciente. No momento do serviço prestado, a prática incorre em todos os custos de trabalho e indiretos associados com a entrega de tratamento. Quando as taxas para o procedimento realizado ir uncollected, você perde a receita para esse procedimento, os custos da prestação do serviço, acrescido da receita que você poderia ter feito, oferecendo serviços odontológicos a um paciente pagar.
Em essência, a perda de receita de odontologia que vai uncollected é muito mais prejudicial para a prática do que simplesmente qualquer que seja o valor da taxa perdida foi. Quando um paciente não pagar a totalidade ou parte de uma taxa para a odontologia realizadas, existem esforços de cobrança necessárias, o que limita a prática rentabilidade. pesquisa do cliente Grupo Levin mostra que o custo médio de envio de um projeto de lei para um paciente é de US $ 4,50 quando você combina custos de tempo pessoal, de discussão e de abastecimento. Se um paciente se torna significativamente delinquente em sua conta por um período de 90 dias e sua prática envia contas mensal, que é mais um US $ 13,50 custo por paciente apenas no faturamento, não levando em conta o custo elevado da escrita da letra e administrativa tempo da equipe. Estas despesas são adicionados à perda inicial na entrega da odontologia.
questões de coleção podem ser particularmente frustrante para o gerente do escritório, como os esforços de cobrança adicionados também tomar o seu tempo longe de outras tarefas de escritório mais produtivas que precisam para ser concluída. Três passos a sua OM e equipe odontológica pode tomar para aumentar a proporção de cobrança de sua prática:
1. Tornar a informação disponível na sua prática que vai educar os pacientes sobre o seguro benefícios pode fornecer para tratamentos particulares e treinar sua equipe para ser conhecedor desses benefícios assim que os pacientes têm uma imagem clara do que parte de uma taxa é coberto pelo seguro eo que não é .
2. Certifique-se que os pacientes estão cientes das taxas que serão responsáveis pela antes de um tratamento é realizado. Esta apura-se quaisquer mal-entendidos mais tarde e permite uma programação de pagamento a serem trabalhados, se necessário.
3. Oferecer de terceiros financiamento paciente através de uma empresa-financiamento externo que muitas vezes pode pré-aprovar os pacientes para o financiamento antes do início do tratamento, mesmo. Isso permite que a prática a ser reembolsado imediatamente para a odontologia realizada
KPI. # 3: Contas a Receber
Recomendamos que 95 por cento dos seus pacientes pagar todas as taxas para a prática no prazo de 60 dias. Recomendamos isso porque nossa pesquisa mostrou que você só tem uma chance de 20 por cento de coleta de contas, uma vez que eles vão vencidos há mais de 90 dias. Além disso, uma boa meta é ter 70 por cento do seu paciente a receber ser a ou abaixo de 30 dia. Infelizmente, um grande número de consultórios dentários que eu tenho lidado com ter mais do que o número recomendado de cinco por cento dos créditos a receber pacientes que são mais de 90 dias de atraso. Estas contas a receber um impacto significativo sobre a capacidade da prática para alcançar rentabilidade. A fim de manter a prática da saúde financeira, Levin Método Grupo prescreve contas a receber não exceder um mês de produção média.
Se a sua prática está sofrendo de exorbitante ou fora do controle de contas a receber, existem três passos que eu recomendo que o seu gerente de escritório pode implementar que irá aliviar este problema:
1. Um sistema que os doentes irão apreciar e tirar proveito de é uma cortesia de cinco por cento em taxas de tratamento completo quando eles pagam na frente up completo, pelo menos 48 horas antes do momento do tratamento. Isso economiza o dinheiro do paciente sobre a taxa (que, dependendo do procedimento, pode ser uma quantidade significativa), poupando dinheiro para a prática porque a receita já está recolhido e não há nenhuma sobrecarga necessária para o faturamento.
2 . Permitindo que os pacientes a usar cartões de crédito para pagamento é quase uma obrigação em práticas hoje. Muito poucos pacientes têm a capacidade de pagar do próprio bolso para procedimentos odontológicos significativas, mas os cartões de crédito que lhes permitam pagar na frente up completo, ou, eles também podem pré-autorizar pagamentos automáticos que são cobrados em uma determinada data a cada ciclo de faturamento. Mais uma vez, isso faz com sobrecarga mínima para a prática, a fim de recolher nesta odontologia, e faz o pagamento para a odontologia mais confortável para os pacientes.
3. Alguns pacientes que não podem pagar para frente em sua totalidade estão dispostos a pagar metade da taxa de tratamento quando é acordada ea outra metade antes do tratamento seja concluído. A segunda metade do tratamento é coletado no início da nomeação tratamento final do paciente, ou seja, não há nenhuma sobrecarga necessária para o faturamento ou coleções.
Resumo
Medição e constantemente analisar todas as Key Performance indicadores é a única maneira de entender com precisão como a sua prática tem realizado no passado e prever o que vai fazer no futuro. É também a melhor maneira de manter o gerente do escritório envolvido em um dos sistemas de gestão mais significativos da prática. Acompanhando KPIs permite que o gerente do Office para ser um contribuinte fundamental para o sucesso de sua prática.
Roger P. Levin, DDS é fundador e CEO da Levin Group, uma empresa líder de consultoria de gestão prática odontológica. Desde a criação da empresa em 1985, o Dr. Levin tem trabalhado para trazer o mundo empresarial a odontologia.