Estabelecer um sistema para encher sua programação: Use a lista Tratamento Planos Unscheduled
Com a escola começando mais cedo do que nunca (meus filhos começam 05 de agosto!), o tempo de inatividade queda temido começa para a maioria dos consultórios dentários. A maioria das famílias evitar o agendamento de qualquer consulta ao dentista durante o horário escolar, pelo menos nas primeiras semanas de escola, na esperança de que novas rotinas levar requisitos de retenção e escola para consultas médicas são compreendidos. Algumas famílias incentivar os filhos a se esforçar para "Atendimento Perfeito" e estas famílias são um desafio para caber em uma agenda prática odontológica em tudo!
Então, o que você pode fazer para manter sua agenda cheia? Estabelecer um sistema.
Dentrix facilita o acompanhamento com os pacientes que têm um plano de tratamento, mas não agendados. Eles fornecem o relatório - você fornece o sistema para trabalhar com isso. Aqui estão as instruções para executar este relatório:
- Vá para Relatórios - selecione Listas - e escolha Tratamento Planos Unscheduled
- Selecionar todos os pacientes, todos os fornecedores, e todos tx planejar quantidades
- Escolha o intervalo de datas que você quer
- Selecione Incluir relatório detalhado (não condensada)
- Clique em Ok e imprimir este relatório do gerente de escritório
< br /> o sistema que eu recomendo funciona assim:
- Execute o relatório de Tratamento Planos não programada a cada semana - talvez na segunda de manhã para a semana
antes - durante essa semana, o gerente do escritório deve chamar todos os pacientes na lista, dizendo algo como "Hi este é Jill com HealthPark Odontologia e eu estou chamando para acompanhar o ________ (enchimento, coroa, parcial, etc.) que o Dr. Smith recomendado para você. Posso responder a qualquer perguntas para você sobre esse tratamento? " - Felizmente, isso começa uma conversa sobre este procedimento
- Uma vez que o dinheiro pode ser uma razão para as pessoas se recusam a programar, o gerente do escritório deve olhar para a estimativa de seguro e ver o que parte do paciente será.. Em seguida, durante a conversa, o gerente do escritório pode compartilhar as informações financeiras com o paciente - especialmente se essa pessoa não é certo que eles estão prontos para agendar. "Susan, eu ouvi que sua programação é super ocupada agora, mas já aconteceu de eu pegar você no telefone, eu pensei que você gostaria de obter todas as informações que você precisa para quando você estiver pronto para começar este _____ feito. na verdade, eu verifiquei o seu seguro para você e a taxa total para este tratamento é de R $ _____ e seu seguro cobrirá $ ____, deixando a sua parcela de US $ ____. Como isso soa para você? "
- Muitas vezes, o gerente do escritório acaba deixando uma mensagem de voz para o paciente - e se isso acontecer, eu também sou um grande fã do envio de um e-mail com as informações pertinentes. Eu acredito que se nós compartilhamos a informação financeira, podemos torná-lo mais fácil para o paciente a encontrar espaço no seu orçamento para agendar a nomeação. Sugiro também se referindo a algum tempo aberto na sua agenda e incluindo um link para o seu pedido DemandForce ou Dentrix eCentral uma página nomeação
- Ok. - Então, você executar o relatório na segunda-feira de manhã para a semana passada e você deixar uma mensagem para o paciente. Vire à direita nota sobre a lista do dia & amp; vez que você ligou. A próxima semana - tente novamente - talvez chamar a direita antes de sair às 5h ou tentar o seu celular durante o almoço hora, mas definitivamente experimentá-los um dia diferente & amp; Tempo. Sua esperança é realmente falar com a pessoa que você possa levá-los programado. Se não tiver sorte e acabam em correio de voz novamente, eu não deixaria uma segunda mensagem. Novamente, basta observar o dia & amp; tempo na lista
- Agora -. Se o seu dentista está motivado para ajudar a preencher o seu /sua agenda - após o escritório gerente tentou por 2 semanas para agendar este paciente (e a documentação está à direita na lista) - dar a lista para o dentista. O dentista pode fazer um seguimento chamada de seu /sua própria! Para um dentista fazer chamadas de acompanhamento, "Hi Susan, este é o Dr. Smith. Estou ligando para oferecer para responder a quaisquer dúvidas que possa ter sobre o ______ (enchimento, coroa, parcial, etc.) I recomendado para você um par semanas. Sinta-se livre para contactar-me em 123-1234 ". Se o dentista tem a sorte de chegar ao paciente (os dentistas em minha prática em grupo muitas vezes chamado à noite e teve grande sucesso falar com seus pacientes), então ele pode responder às questões clínicas e se os pacientes diz que está pronto para agendar, ele pode ter o gerente do escritório assumir a chamada. Dentistas, certifique-se de documentar a sua chamada em notas clínicas
- Se você é um dentista agora giro acima de seu nariz com a perspectiva de fazer uma chamada de acompanhamento - aqui é um grande benefício para o seu fazer essas chamadas pessoalmente.: fabulosas Relações públicas! Quantas pessoas já recebeu um telefonema de seu médico? E, você não está ligando para falar de dinheiro - você está chamando para conversar odontologia! Mesmo uma mensagem de voz deixada com um tom genuinamente cuidar da voz - e se você documentou um comentário pessoal sobre o paciente que você pode jogar em um "Esperamos que têm uma grande férias" ainda melhor. Quando os pacientes receber um telefonema do médico, eles acreditam que a recomendação de tratamento é ainda mais importante uma vez que era vale o seu tempo para chamar. Quando você realmente falar com um paciente, muitas vezes eles vão ser surpreendido e aprecia o seu tempo - e eles vão agradecer-lhe tão profusamente, você vai se sentir bem depois de alguns telefonemas
- Finalmente, contam-se a sua praticar o sucesso na obtenção desses pacientes agendados. Dentistas - você pode querer dar a este relatório de volta para o gerente do escritório para somar - quantos pacientes no total estavam na lista? Quantas agendada? Qual foi a sua média de acertos? Em nosso grupo, nós calculamos a média de 50% de sucesso no agendamento desses pacientes. Agora, essa é uma ótima maneira de preencher a sua agenda
Para fazer esse sistema funcionar, tem de introduzir um plano de tratamento para cada paciente - se agendar uma consulta ou não. Se sua equipe toma o tempo para traçar um plano de tratamento, em seguida, o gerente do escritório pode executar a Lista de Tratamento Unscheduled Dentrix e manter você e sua equipe clínica movimentada para a queda.
Fixação dos prémios equipe odontológica é apenas uma maneira de executar um prática odontológica bem sucedido. Se você estiver interessado em novas ideias sobre a execução de um consultório dentário, por favor assine o meu blog semanalmente. Um dos maiores desafios para a gestão de uma prática odontológica está a gerir o seguro dental. Com o seguro dental manipulados, então marketing odontológico para pacientes novos torna-se um foco principal. Nos dias de hoje, de opiniões on-line, o tratamento das queixas do paciente também é essencial. Como sua prática cresce, a contratação de pessoal dental torna-se mais importante. Com 16 + anos de experiência em gestão prática odontológica, estou aberto às suas perguntas para ajudar você a executar um consultório odontológico bem sucedido.
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