Por onde começar
A fim de implementar um sistema financeiro bem sucedido, você deve ir além da forma típica de pensar. Em vez de simplesmente concentrando-se sobre se a sua prática deve aceitar o seguro, realizar facturação internamente, ou usar um programa de financiamento paciente, você deve analisar todas as situações possíveis que você poderia enfrentar no dia a dia dentro de sua prática. É importante estabelecer diretrizes para determinar o quão complexo questões financeiras serão tratadas. você vai oferecer ajustes de crédito? E se assim for, que se qualifica para eles? Como você lidar com acordos de pagamento para uma criança que vem de pais divorciados? Através do desenvolvimento de um conjunto de orientações para responder a perguntas como essas, você saberá exatamente o que fazer quando um paciente traz uma situação financeira complicada.
Uma boa orientação financeira leva em consideração o que vai funcionar bem para o paciente e para a prática. Em outras palavras, ele cria uma situação win-win em que os pacientes podem obter melhor tratamento, enquanto a prática é compensado o mais rápido possível. Uma vez que você cuidadosamente detalhado suas orientações financeiras, revê-los com sua equipe e fazer o documento escrito disponível para eles para fazer referência, conforme necessário (mas ter certeza que não está em suas áreas de pacientes!)
As opções de pagamento e arranjos
para uma diretriz financeira para ser bem sucedido, ele deve oferecer aos pacientes uma variedade de opções de pagamento para obter o tratamento que eles querem e precisam. negociações financeiras deve sempre começar com pedir o paciente para o pagamento integral na frente. Algumas práticas oferecem um ajuste de cortesia se o paciente paga por tudo antes do procedimento real. Este tipo de incentivo pode ser muito bem sucedido com os pacientes que podem pagar para fazer um grande pagamento.
Alguns pacientes, no entanto, não têm os fundos disponíveis para pagar por planos de tratamento maiores em um montante fixo. Se for esse o caso, você deve sempre pedir um investimento inicial. Descobrimos que quando os pacientes colocar dinheiro para baixo a partir do get-go, eles provavelmente irão seguir com o tratamento e ficar comprometida com o pagamento fora de seu equilíbrio. Então não importa qual plano de pagamento é organizado a partir daí, é importante recolher algum tipo de montante inicial.
A linguagem que você usa é importante ao solicitar este pagamento inicial. Ao invés de pedir uma "pré-pagamento", o que faz com que os pacientes pensam que estão comprometendo-se a pagar o resto de suas vidas, usando as palavras "investimento inicial" pode brilhar uma luz mais positiva sobre o assunto. Essas palavras enfatizam que a odontologia é um excelente investimento que pode beneficiar o seu sorriso e saúde bucal geral para os próximos anos.
Depois de recolher o investimento inicial, um cronograma de pagamento deve ser construído para recolher o restante do saldo. Nós gostamos de definir um limite de dois a três meses para os pacientes para pagar os custos do tratamento, mas se isso não for possível, sugerimos uma opção de pagamento alternativo, como CareCredit. Com CareCredit, os pacientes podem financiar o tratamento por até 12 meses sem juros. Isto torna mais fácil para os pacientes a pagar por cuidados e, portanto, pode aumentar significativamente a taxa de aceitação do tratamento de sua prática.
Alguns médicos afirmam que eles estão estendendo-se confortável de crédito-se de quatro a seis meses. Isso pode ser verdade, mas quando suas contas de início receber a crescer e você percebe o esforço necessário para recolher os dólares, você vai perceber concessão de crédito para este tempo não é o uso mais prudente ou eficiente do tempo. Sugerimos que se os pacientes precisam estender seus planos de pagamento por mais de dois ou três meses, deixe um programa de financiamento paciente lidar com isso. Lembre-se - você é um consultório dentário, não uma instituição financeira
financiamento alternativo também é essencial se a sua prática oferece odontologia cosmética ou estética, implantes ou outros serviços com taxas maiores.. procedimentos estéticos, como clareamento dental e aplicação de verniz, ou mais extensa reconstrução boca cheia pode ser um investimento significativo, de modo que a maioria dos pacientes que apreciam a capacidade de pagar ao longo do tempo. Esses pacientes que procuram cosméticos ou sorrir procedimentos que aumentam são por vezes impulsionado por emoções e pode querer começar o tratamento imediatamente. Oferecendo opções de pagamento lhes permitirá iniciar o tratamento imediatamente e facilmente pagar por ele ao longo do tempo.
Um ponto que não podemos forçar bastante é ter certeza de que você não amarrar as datas de vencimento para datas de nomeação. Esta rotina aumenta o número de não-shows e cancelamentos em uma prática. Ele também pode deixá-lo em um número de situações complicadas, incluindo o que fazer se o paciente mostra-se de sua nomeação, mas não tem o dinheiro para fazer o pagamento. Ao invés de ter de enfrentar tais situações embaraçosas, é mais fácil simplesmente dissociar os dois e colocá-los em dias diferentes.
O coordenador
financeiras
As várias opções de pagamento e arranjos suas ofertas de prática não pode ser simplesmente delineado em papel e entregue aos pacientes. Essas opções devem ser discutidas em detalhe e suportado com dados para que os pacientes podem compreender totalmente o que está disponível para eles. É imperativo identificar um empregado na prática para assumir essa tarefa - o coordenador financeiro. Este indivíduo deve ser o principal responsável para os acordos de pagamento com os pacientes.
Existem certas características para procurar quando procurar por um coordenador financeiro eficaz. Primeiro de tudo, é extremamente importante para este empregado para ser um bom ouvinte. Isto vai além de simplesmente ouvir o que o paciente diz. Um bom ouvinte irá certificar-se de pedir esclarecimentos quando um assunto vem à tona que pode facilmente ser mal interpretado. coordenadores financeiros também deve ter a capacidade de manter contato de olho grande, e deve aparecer a ser relaxado, confiante e confiável quando se discute as modalidades de pagamento. Mesmo tom de voz pode afectar dramaticamente o nível de conforto de um paciente, de modo que deve ser tomado em consideração. Mas o mais importante, coordenadores financeiros precisam ver o seu trabalho como uma oportunidade incrível para ajudar os pacientes a atingir seus objetivos de saúde bucal, ao invés de uma forma de lutar afastado bolso de um paciente.
A fim de maximizar a aceitação do tratamento, os debates monetários entre o paciente eo coordenador financeiro deverá ocorrer em uma sala de consulta designada que permite a privacidade, poucas interrupções, e uma atmosfera profissional. A maioria das pessoas têm algum nível de ansiedade que vem com estar em uma sala de exames, por isso recomendamos fazer acordos financeiros com os pacientes em um ambiente não-clínica. Dessa forma, o paciente pode ser completamente relaxado e confortável enquanto você discutir um assunto tão delicado como dinheiro. Se você não tem uma sala de consulta separada, certifique-se a discussão acontece em (talvez a sala de tratamento) privada e não se esqueça de deixar espaço na programação para a consulta se ocorre na sala de tratamento ou operatório. gabinete dos médicos é outra opção a considerar.
Toda a equipe desempenha um papel
Embora o coordenador financeiro é o principal responsável para acordos de pagamento com os pacientes, todos no escritório precisa ser confortável citando taxas e discutir diretrizes financeiras. integrantes da equipe clínica muitas vezes são feitas perguntas sobre os custos do tratamento. Se eles reagem de uma maneira confusa ou desconsiderado, pode refletir mal na prática. Sugerimos que os membros da equipe clínica familiarizar-se com as taxas para os 15 mais procurados após procedimentos. Isso não significa que esses funcionários devem realmente fazer acordos de pagamento. Eles podem simplesmente citar o custo e, em seguida, introduzir o paciente para o coordenador financeiro para permitir uma transição suave.
Todo o pessoal membros precisam entender orientação financeira de sua prática para se certificar de consistência é expressa em toda a equipe. Ouvindo dois pontos de vista conflitantes só vai confundir o paciente, e que pode resultar em uma experiência negativa geral com a sua prática. É importante certificar-se as mesmas opções de pagamento e arranjos estão sendo apresentadas da mesma forma entre todos os membros da equipe. E quando o coordenador financeiro está ocupado com um paciente, thereshould haver outros membros da equipe pronta e capaz de responder a questões financeiras.
O médico também tem um papel fundamental nas discussões financeiras. Sua primeira responsabilidade é para trabalhar em ganhar o compromisso do paciente para o valor do tratamento. Embora seja recomendável que o médico citar a taxa ou taxa de gama para qualquer tratamento de ser diagnosticado, é altamente desencorajar o dentista fazer acordos de pagamento. Se há preocupação com o custo dos cuidados, anular o aspecto financeiro por um momento e trabalhar em destacar os benefícios do tratamento.
É importante para o coordenador financeiro para estar presente durante a discussão de tratamento entre médico e paciente, de modo ele ou ela está a par de tudo o que foi compartilhado nesta conversa. Portanto, se o paciente levanta objecções ou dúvidas, o coordenador financeiro terá conhecimento prévio deles antes de discutir acordos de pagamento. Isso permite que o coordenador financeiro para lidar com essas objeções com mais facilidade, e elimina o "ele disse, ela disse" assim que os pacientes não podem reivindicar o médico disse que eles poderiam pagar o tratamento em um determinado custo ao longo de um determinado período de tempo.
certificar-se o coordenador financeiro está presente desde o início da recomendação de tratamento do médico também pode adicionar grande continuidade aos olhos do paciente. Ele melhora a percepção do médico e coordenador financeiro como parceiros verdadeiros, e não entidades separadas do paciente. Quando o médico introduz o coordenador financeiro e explica a sua presença, que eleva a importância do papel deste empregado em todo o processo de pagamento. Isso geralmente ajuda os pacientes a confiar em alguém que não o seu médico com um tema como potencialmente sensíveis como dinheiro.
Uma vez que um compromisso em favor do tratamento tem sido expressa, o coordenador financeiro irá ajudar o paciente escolher um acordo de pagamento adequado.
monitorização do seu desempenho
Depois de ter um sistema financeiro sólida no lugar, você deve monitorar seu desempenho, a fim de garantir o sucesso. É importante estabelecer padrões de referência e examinar as estatísticas de prática para se certificar de suas orientações financeiras estão funcionando corretamente. Você deve estabelecer um sistema de acompanhamento bem organizado para monitorar coleções, contas a receber, e os ajustes de crédito para certificar-se estes níveis são saudáveis. Com orientações financeiras claras e um sistema de monitoramento contínuo no lugar, você vai começar a notar menos dívidas e contas em atraso.
Acompanhar o desempenho da sua prática começa com a comunicação pessoal. Nós somos fortes crentes em ter reuniões semanais, onde todos os funcionários podem rever e discutir os objetivos da prática. Uma reunião por mês devem ser rigorosamente dedicado a números. Nesta reunião, a equipe pode avaliar o que a prática recolhidas durante o mês anterior e quanto foi amortizado. Se há um problema com qualquer um destes valores, ou se a prática não atingiu os seus objectivos pré-definidos, a equipe precisa desenvolver um plano de acção para corrigir o problema. taxa de aceitação do tratamento da sua prática também deve ser revisto em reuniões de equipe. Os funcionários podem dividir os pacientes novos e existentes em grupos separados ao analisar essas estatísticas. Uma vez que as orientações de crédito sólidos são estabelecidas e as opções de pagamento estão incluídos no seu plano financeiro, você deve começar a notar um aumento na aceitação do tratamento.
Não só pode pessoal reuniões aumentar o desempenho prática e produção, eles podem adicionar à moral da equipe ea satisfação total de seus empregados. Quando membros da equipe definir metas para si próprios e prestar atenção aos números, eles podem realmente medir o seu progresso e ver o resultado dos seus esforços. Se as metas financeiras foram cumpridos, que normalmente significa que seus pacientes estão satisfeitos com as opções de cuidados e de pagamento que você está fornecendo. Quando os pacientes procuram o conselho de sua prática e, em seguida, dizer "sim" para as recomendações de tratamento, que podem fazer uma profunda diferença na forma como um médico e equipa sente sobre o trabalho que fazem.
Além das reuniões semanais, o médico e coordenador financeiro deverá reunir uma vez por mês para avaliar as contas a receber. A fim de melhorar a saúde financeira da sua prática, recomendamos examinar todas as contas que são noventa dias ou mais, e, em seguida, com destaque para os pacientes que não pagaram qualquer coisa dentro dos últimos 30 dias. Essas contas precisam ser tratados o mais cedo possível, porque quanto mais tempo eles vão pagar, o mais provável que você nunca vai ver esse dinheiro. Outra forma de melhorar a saúde financeira é determinar um valor específico, em seguida, definir uma orientação que os custos de tratamento a qualquer momento estão abaixo deste montante, o paciente paga na totalidade no momento do serviço prestado. Esta orientação pode lhe dar paz de espírito sabendo que os arranjos financeiros não terá que ser feita para o tratamento abaixo deste nível taxa. Ele também pode melhorar o fluxo de caixa e tempo livre até que o seu coordenador financeiro é capaz de se concentrar em fazer acordos de pagamento para o tratamento de nível superior.
É hora
Agora que já ofereceu-lhe alguns técnicas úteis sobre como implementar um sistema financeiro bem sucedido, é hora para que você aplicá-los para a sua prática. Se você já tem um número dessas medidas estabelecidas em seu escritório, você está no caminho certo. Com orientações financeiras bem organizados, um coordenador eficaz financeira, uma equipe de apoio, e um sistema de controlo eficaz, você vai notar um aumento significativo no desempenho e produção da sua prática. O sucesso financeiro é apenas a poucos passos de distância!
Debbie Castagna e Virginia Moore são fundadores de insight Solution, uma empresa falando e consultoria dedicada à revitalização da prática odontológica.
Reproduzido com permissão, Odontologia Hoje, (2004: 23 (10):. 142-144