Enquanto esses dados não são específicos para odontologia, nós acreditamos que a incidência de fraudes dental é maior do que as pequenas empresas, devido à natureza da odontologia em comparação com outras "pequenas" empresas. Pequenas empresas normalmente têm fortes controles internos no lugar e eles se separam funções de trabalho de uma forma que consultórios dentários não pode. Por exemplo, a maioria das empresas costumam ter duas pessoas envolvidas com cada transação em dinheiro. A importância da separação de funções é que, a fim de roubar, dois funcionários deve pactuar.
Contraste isso para um consultório odontológico onde muitas vezes uma ou duas pessoas estão executando a administração.
O roubo é um real e provável problema para consultórios odontológicos
praticantes
cuidados de saúde são, por natureza, confiando almas. A característica definidora de um profissional é que ele ou ela coloca o interesse dos seus pacientes acima dos seus próprios. Infelizmente, muitos dentistas são incapazes de diferenciar entre o ambiente clínico, onde se espera que a pureza de motivos, e os elementos não-clínicos de sua prática, onde talvez as pessoas interagem de uma forma mais base. Assim, muitos dentistas não têm o ceticismo necessário para reconhecer a sua vulnerabilidade à fraude.
Enquanto grande parte da literatura sobre a fraude dental oferece chavões como "envolver-se mais nos aspectos comerciais da sua prática", reconhecemos que tal conselho é tanto impraticável e inútil.
Nossa intenção neste artigo é fornecer sugestões que cada dentista pode implementar sem cortar suas horas clínicos ao meio para rever todas as transações financeiras.
por que funcionários de confiança roubar?
a tentação de roubar é impulsionado pela ganância, desejava vingança contra o empregador, sendo pago menos do que o funcionário sente que ele ou ela vale a pena ou apenas pura emoção. A necessidade de dinheiro é o motivador dominante e pode ser movida por dívidas incontroláveis, um desejo de viver além de seus meios, jogo, álcool ou toxicodependência.
A decisão de roubar ocorre quando o empregado de confiança tem uma mudança de ética. A pesquisa mostrou repetidamente que as pressões financeiras graves irá forçar as pessoas normalmente honestos que reconsidere seus valores. Quando confrontados com a perda de sua casa, muitos funcionários de outra forma honesta começar a avaliar os pontos fracos da sua administração e avaliar a probabilidade de sucesso. A menos que eles acreditam que a descoberta é provável, o fraudador motivado vai assumir o risco e roubar.
Perigo assina
Embora seja difícil definir o "fraudador típico," a maioria das pessoas que roubam exibirá sinais de aviso. Alguns exemplos são:
Um aumento na frequência das queixas dos pacientes sobre erros de faturamento. Normalmente, a maioria dos erros devem ser rastreados para o seguro do paciente e não ao dentista.
Um funcionário viver claramente acima das suas possibilidades. A nossa experiência tem sido a de que isso vai se tornar aparente para o pessoal antes que ele faz para você.
Um membro da equipe que se recusa férias. O ladrão precisa estar no escritório para controlar as transações e fornecer explicações para atividades suspeitas. Fraude é muitas vezes descoberto quando a pessoa roubar é ausente e outro pessoal de preenchimento.
Preste atenção para os funcionários que constantemente ficar para trás para "terminar". Fraudadores precisa gastar tempo "sozinho" para rastrear as transações e falsificar entradas de facturação e de razão . Se um empregado é regularmente a trabalhar horas extras sem uma razão suficiente, você deve investigar. Ironicamente, enquanto você pensa este funcionário é dedicado, ele ou ela está realmente roubar o seu dinheiro.
comportamento errático ou perturbador no escritório. Por várias razões, os seus colaboradores podem ver isso, mas não se reportam a você. Outros comportamentos que procurar preocupação ARE, retirada ou exibe inadequadas de raiva ou frustração. mudanças extremas de humor são comuns quando a culpa e estresse estão presentes
Estes sintomas não significa necessariamente que o funcionário está roubando de sua prática.; mas eles devem alertar para a possibilidade.
Como eles fazem isso?
A maioria roubo envolve tomar dinheiro e, em seguida, alterar ou destruir registros para esconder isso. Alguns dos métodos mais comuns utilizados são:
pagamentos backdating de caixa para fazer parecer que o paciente já pagou para o tratamento,
não conseguir inserir compromissos não programadas em folhas dia e embolsando o dinheiro,
aplicação de um seguro ou de crédito pagamento de cartão de um paciente para a conta de outro que pagou em dinheiro,
embolsando dinheiro para o pagamento e, em seguida, escrevendo fora o crédito para que o paciente não aparecer delinquente,
eliminação de entradas de razão e de nomeação para remover evidências do paciente de visitar.
Uma vez que o fraudador rouba sem detecção, a fraude tende a ser repetido com quantidades crescentes. Isso inicia um ciclo de roubo que pode durar meses ou anos, deixando uma grande perda financeira ea sensação dentista violados.
Doze passos positivos que você pode tomar
As medidas preventivas têm sido mostrados para ser o mais maneira eficaz e menos dispendioso para lidar com possíveis fraudes. Os passos seguintes irão ajudar a reduzir a probabilidade de fraude, e se a fraude ocorre, pode diminuir a gravidade. A função destes passos é aumentar o controle administrativo e para reduzir a possibilidade de que funcionários sentem que podem roubar sem ser detectado.
Ter todos os extractos bancários e avisos enviados diretamente para o seu endereço de casa. Solicitar que todos os cheques cancelados ser devolvido. examinar pessoalmente cheques e endossos cancelados e investigar a incomum. Recusar-se a assinar cheques em branco ou permitir o uso de carimbos de assinatura em cheques.
Implementar um sistema de computador. Praticamente qualquer sistema de computador, devidamente implementada, fará fraude menos provável.
Certifique-se de que ninguém pode ser colocado na folha de pagamento sem a sua aprovação explícita. Fraudadores pode criar empregados fictícios (ocasionais a tempo parcial ou) e manter os cheques de pagamento.
Use cheques pré-numerados, faturas e recibos para que você tenha uma sequência de número adequado de auditoria. Se você usar um computador para gerar esses itens, consulte o seu fornecedor de software para garantir que as restrições e funções de auditoria estão no lugar.
Força as pessoas a tomarem férias anuais. O ladrão precisa ficar perto da ação e vai resistir a tomar o tempo fora.
Implementar as características do seu Interacmachine segurança. A equipe não deve ser capaz de devolver o dinheiro a um cartão de crédito ou débito sem autorização do supervisor. Imprimir as transações de máquinas Interac cada dia e rever pessoalmente. Reembolsar o dinheiro usando a máquina Interac é rápido e fácil. Em muitas práticas, a máquina Interac senta-se na recepção, onde os visitantes podem devolver o dinheiro para sua conta no tempo que leva a equipe para ir ao banheiro.
Configure o seu software para ter "supervisor" e acesso "nível restrito". Os usuários com acesso restrito não pode amortizar ou excluir transações sem autorização. A equipe da recepção nunca deve ter acesso de nível de supervisor - a equipe não deve ser capaz de amortizar ou escreva contas, apagar facturas ou excluir compromissos sem a sua aprovação. Pergunte ao seu fornecedor para ligar os recursos de segurança em seu software. Pessoalmente rever o log de auditoria diária para identificar usuários que fizeram ajustes.
Implementar códigos de acesso de alarme separadas para cada membro do pessoal que acessa seu prédio. Fraude exige muitas vezes depois de horas de acesso de modo que você deve saber que está vindo após horas.
Criar senhas de computador separadas para cada funcionário. Isto irá ajudar a identificar quem entrou transacções suspeitas. Contate o fornecedor para determinar se você pode ter "hora do dia" contas de acesso para os seus sistemas. Sugerimos que você restringir o acesso do pessoal a 30 minutos antes e 30 minutos após as horas normais de escritório agendada.
Quando você contratar pessoal, realizar uma minuciosa cético, cheque, fundo, mesmo para os empregados que não estarão envolvidos na manipulação de dinheiro. Investigar aparentes lacunas no histórico de trabalho, como pessoas desonestas pode ser selectivo na apresentação de sua experiência. Peça a cada empregador anterior para o nome do empregador anterior e posterior e as datas de emprego e conciliar isso contra o currículo. Confira as referências "secundárias", em oposição àqueles listados no résumé. Uma condição de contratação deve ser o de fazer uma verificação de crédito pessoal. Pergunte ao seu banco para ajudá-lo com este assunto. Procure uma história de dívida não paga e julgamentos civis anteriores.
Verifique se o seu seguro cobre crime fora, o roubo do empregado e fraude informática. Ela não vai parar o roubo, mas ele vai ajudar se as suas medidas preventivas não funcionam.
A cada mês, pessoalmente rever o relatório histórico de transações computador. Este relatório mostra a quantidade de contagem e dólar de cada transação para o mês. Ele inclui os totais de transação para cartões de crédito, dinheiro, cheques, cheques de pacientes seguros, write-offs, descontos, ajustes reversões de taxas, cheques NSF e depósito direto. Cada prática terá diferentes tendências transacção, mas em geral, as tendências estabelecidas em uma sessão de treinos livres de fraude deve ser consistente.
E se você suspeitar de fraude?
Se você suspeitar de fraude, não enfrentar o empregado, não chame a polícia e não tome qualquer ação contra o funcionário sem o aconselhamento de um profissional. Siga estes três passos:
(i) Consultar um profissional:
Quando você suspeitar de fraude contactar imediatamente um especialista fraude dental que vai envolver o seu advogado e contador
(ii) Bloqueie:.
implementar Imediatamente as medidas apropriadas recomendado neste artigo. Se você tem pessoal suficiente, mudar as suas funções de trabalho para que o dinheiro é tratado por uma pessoa diferente. Se a fraude está ocorrendo e você implementar estes passos, continuou roubando será difícil
(iii) Reunir provas:.
Quando se verifique que ocorreu fraude, pergunte ao seu orientador quando envolver a polícia e como terminar a fraudador. Assim que você terminar o empregado mudar de todos os bloqueios de construção, códigos de alarme e senhas de computador.
Se você estiver usando um sistema de computador, chame um técnico qualificado e tê-los fazer uma cópia de seu disco rígido e remover o disco rígido original do serviço. Se você tem que fazer uma auditoria forense de seu sistema de computador, este irá preservar os arquivos temporários que podem ser úteis durante a auditoria. Se você deixar o disco rígido original em serviço, corre o risco de sobrescrever esses arquivos e, talvez, perder as informações necessárias, ou com o empregado sabotar o computador para destruir provas.
Uma vez que a fraude tenha sido estabelecido o seu consultor deve conduzir e coordenar a investigação .
recuperação
Para recuperar suas perdas, você vai precisar de uma estratégia de repressão e recuperação. O seu advogado pode aconselhá-lo sobre se via penal ou civil será a via preferida. Na tentativa de se beneficiar de sua raia de decência humana, alguns autores se oferecerá para fazer a restituição, em troca de um acordo de não recorrer ao amparo legal. Embora você pode sentir-se tentado a aceitar, você deve fazer este curso de ação somente na base dos pareceres jurídicos.
Considerações finais
A vulnerabilidade à fraude é claramente um problema para consultórios odontológicos. Nós suspeitamos que praticamente todos os leitores deste artigo vai saber um dentista que tem sido vítima. Esta é a ponta do iceberg, porque há muitas fraudes que não são detectadas e muitos mais que, por várias razões, não são tornados públicos. A boa notícia é que praticamente cada dentista pode diminuir sua vulnerabilidade, tomando alguns passos básicos.
David Harris, BComm, MBA, CMA, FICB, CD, CSC, TEP e William Hiltz, Licenciatura, MBA, CET são consultores seniores com Harris Beattie MacLennan & amp; Company, uma empresa de consultoria dental à base de Halifax, que foram infelizmente consultado sobre muitos casos de fraude consultório odontológico.