Eu recomendo que o seu telefone não tocar mais de três vezes antes de ser atendida. Se a recepcionista é em outra linha ou de outra forma envolvido em seguida, um dos outros funcionários devem ajudar. Idealmente você tem telefones em todo o escritório, por isso, se a recepcionista é outro lugar que não na recepção quando o telefone toca, ele ainda pode ser respondida eo chamador colocada brevemente em espera até que a recepcionista pode voltar para a recepção.
Nota: o download de uma cópia do Novo paciente Call-In Form Dental Antes de transferir uma chamada para a pessoa adequada, obter o nome do chamador, razão para chamar e seus números de telefone (residencial /trabalho /móveis). Se a chamada é de um paciente ativo, puxe a ficha do paciente antes de transferir a chamada. Se o chamador é um novo paciente, preencher o "New Call-In Paciente Form" usando o diálogo apropriado. Se você tem ter um outro funcionário designado como o seu Scheduler cuja principal responsabilidade é garantir a nomeação livro é efectivamente prevista, todas as novas chamadas de pacientes devem ser transferidos para a menos que ela está ao telefone com um paciente. Nessa situação, a recepcionista deve lidar com a chamada a menos que haja também um Coordenador de Contas ou tratamento como caso contrário, se a recepcionista está no telefone tomar novas informações paciente, ela não será capaz de lidar de forma eficiente com outras chamadas e pacientes entrando na prática. seu recepcionista é o coordenador entre o front e back office assim, portanto, deve ser exato, quando veicular a informação. O melhor método para retransmitir mensagens é escrito. A recepcionista deve sempre estar ciente do calendário. Saber quais os pacientes serão chegando próxima, que está na sala de espera, que está na parte de trás, há quanto tempo eles têm sido no escritório, etc. Ela deve andar através do escritório de vez em quando para falar brevemente com os doentes que estão à espera, a fim de manter uma boa comunicação e garantir que tudo está indo bem. Se ela vê um problema que ela deve lidar com isso sozinho ou solicitar a assistência de alguém que pode lidar com isso imediatamente.