CARTA AUDITINGRonald F. Arndt, DDS, MBA, MAGD, MCCMary Beth Bajornas, CMT, VAHow muito odontologia está sentado em sua parede? Que oportunidades financeiras que você está faltando com seus pacientes de registro? O que você está disposto a fazer para "colher os diamantes em seu próprio quintal?" Tabela de auditoria é a revisão dos prontuários para determinar o status dos pacientes inativos. Gráfico auditoria é feita pela equipe da recepção, e deve ser feito minimamente em uma base anual. Embora esta tarefa pode ser demorado ele também pode resultar na reativação de numerosos, caso contrário perdido, patients.Chart auditoria deve consistir no seguinte: Revisão da última appointment do paciente quanto tempo se passou desde que eles têm sido nos Que fez a sua última consulta consiste? Qual foi o seu próximo compromisso recomendada? Tem qualquer contato com o paciente sido iniciado antes da auditoria? é mais fácil de trabalhar gráfico, gráfico. Após a revisão de um contato de telefone pessoal deve tentar ser feita com o script de exemplo a seguir: "Olá Sra Smith, este é Suzie do escritório do Dr. Arndt. Estou tão feliz por ter finalmente contactado pessoalmente! Como vai você? Notamos que você não foi ao nosso escritório em mais de 18 meses e perceber que você está em atraso para a sua limpeza. Existe um bom dia e hora para você que poderíamos programar-lo com o higienista? "Se o paciente, por alguma razão afirma que eles estão insatisfeitos com o tratamento, odontologia, etc. pode-se dizer o seguinte" Mrs. Smith, eu espero que você possa dá-nos a oportunidade de cuidar do presente - estou certo Dr. Arndt iria querer me para agendar uma consulta para você com ele pessoalmente, para uma consulta. Existe um determinado dia e hora que pode funcionar para você entrar e falar com o Dr. Arndt? "Se nenhum contato pessoal pode ser feita, uma carta reactivação pode ser enviada. Uma carta de reactivação deve ser curto e direto ao ponto. Ele deve indicar última consulta do paciente, o que tinham feito, qualquer tratamento que tem sido recomendada, e que são agora de vencimento. Na parte inferior da carta um pedido deve ser feito do paciente para responder ao seguinte: Eles mudaram e desejam que seus registros sejam encaminhados ao seu novo dentist Eles não vão voltar e, se optar por dizer why Eles não sabia que eles eram tão atrás e gostaria de agendar uma consulta por favor call eles quiser agendar, mas vai chamar quando conveniente para Thema retorno envelope deve ser incluído para a conveniência do paciente, e eles estão mais aptos a devolver o pedido este way.As cada pedido vem, prontuário do paciente deve refletir a sua resposta. Encaminhando registros e entrar em contato com o paciente de para compromissos deve ser feito no dia a resposta é received.If após 14 dias não houver resposta, um acompanhamento telefonema deve ser feita com este script de exemplo "Olá Sr. George, este é Suzie do Dr. o escritório de Arndt. Como você está?! Nós não vimos você em um tempo e, recentemente, enviou uma carta a reactivação-lhe a pedir que nos avisar do seu estado do paciente. Nós não ouvimos de volta de você e estão tocando base para se certificar que tudo é ok! Realmente perder vê-lo em suas visitas de recall. Existe um bom dia e hora de você entrar para ver o Dr. Arndt? "Se após várias tentativas não houve nenhum contato, a conta paciente pode ser inactivado, com notas de gráfico completo e completo que está sendo adicionado de" nenhuma resposta do paciente ". Cópias das cartas de reativação deve ser mantido, e qualquer tentativa de comunicação devem ser registadas como well.By fazendo auditorias gráfico anualmente, é uma garantia: A base de pacientes que você tem atualmente é active. Nenhum paciente tem "deslizou através das rachaduras" . Um aumento na produção, trabalhando ativamente esse system. a oportunidade de coisas "certas" que podem ser "errado" .Como tempo ele tem sido desde seus gráficos foram auditados? Como grande parte da produção é apenas cerca de mentir em seu escritório, esperando alguém para agir de acordo com isso? Tem que haver um método consistente de acompanhamento do paciente no lugar e sua prática não pode dar ao luxo de ignorar o obvious.To realmente fazer o seu sistema eficaz que você vai querer estabelecer measurables para determinar seu progresso. Abaixo estão algumas dessas expectativas de que você ea equipe vai querer observar cada week.1. Estabelecer uma meta de 16 chamadas por dia ou dois por hour.2. Quantos pacientes foram chamados? 3. Quantos pacientes foram realmente falado demais, ou contactado? 4. Quantos pacientes agendados e qual foi o valor do tratamento agendado? 5. Estabelecer um horário específico para analisar cada week.Are você utilizando marketing externo, mas não auditados gráficos? Sua prática tem muitos, muitos recursos internos para encher sua agenda e toda a sua equipe precisa estar a bordo para renovar as relações dos pacientes que você já tem! Lembre-se, sua prática é crescendo ou morrendo. Não há praticamente nada no between.Dr. Ron Arndt, o treinador Dental ™, trabalha com dentistas que querem estar no controle de sua prática, em vez de a prática controlá-los. O que isso significa para eles é que eles pensam, agem e se comportam como um CEO ética porque eles querem levar mais, gerir menos e ser muito mais rentável em muito menos tempo. Ele é o primeiro e único dentista no mundo para manter a designação cobiçada Master Coach Certified (MCC) emitido pela ICF. Ele é o autor de DIREITO contratação para a equipa dentária e vários ThinBooks. Ele pode ser alcançado em www.DrArndt.com ou 440-748-6161.Mary Beth Bajornas é um assistente virtual para profissionais de odontologia e de negócios com mais de 20 anos de gestão, experiência front office administrativa e dental. Sua técnica de formação de pessoal para o escritório da frente para estar em "The perpétuo estado de prontidão" é morto no para a racionalização de front office e funções de atendimento. Ela pode ser alcançado em www.SuperiorAssisting.com ou 330-324-3865
