Alguns consultórios dentários lutam para gerir os seus sistemas de faturamento. Pode haver muitas razões pelas quais o sistema de faturamento dental ruiu, tais como volume de negócios gerente de consultório odontológico, falta de treinamento com o software de gerenciamento de prática odontológica, ou mesmo peculato. Não importa qual a razão para um sistema de faturamento desorganizado, ocasional, os problemas causados são os mesmos. Os pacientes que não entendem ou confiam na contabilidade. A equipe não pode explicar por que um equilíbrio ou crédito existe. contas a receber gigantes existem, especialmente na categoria acima de 90 dias. Os problemas financeiros para a prática. seguros excelente enormes saldos - mais uma vez, na categoria acima de 90 dias. Você começa a idéia
Então, -.?? O que você faz quando você caiu fora do vagão com faturamento
Como você reinstituir um faturamento dental organizado
sistema
Isso mesmo. Basta voltar no vagão e enviar as suas declarações. A chave é para adicionar uma mensagem declaração personalizada para lidar com esses pacientes que receberão uma declaração e não tenha entrado em sua prática em vários meses ou anos. Sua declaração de mensagem personalizada pode ler "Para saldos acima de 90 dias, por favor contacte-nos em [email protected] se você tiver dúvidas conta."
Para usuários Dentrix, aqui está um kickstart a declarações de envio:
esperar receber muitos e muitos telefonemas depois de enviar declarações para a primeira vez em vários meses. Por favor, permita-me estereotipar por um momento, mas muitos idosos se orgulham de manter-se com suas contas. Isto é uma coisa boa! Quando você receber telefonemas de pacientes chateado que eles receberam uma carta informando seu saldo de conta é mais de 90 dias, eles podem se sentir ofendido e se deparar com tão irritada no telefone. O simples fato de que eles se importam o suficiente sobre o pagamento de suas contas e tomou o tempo para chamá-lo é uma situação maravilhosa.
Meu linha introdutória aos pacientes quando eu retornou as ligações relativas declarações é: "Oi este é Jill e eu estou retornando sua chamada -.? desde que você era tão amável de nos chamar quando você recebeu um comunicado como posso ajudá-lo" Isso define o tom para a sua conversa. Mesmo que o paciente pretende ser furioso e dizer-lhe quão terrível você é - é difícil para gritar com alguém que acabou de dizer que era amáveis! Normalmente, o paciente é agitado para um tom mais amável por esta introdução e, em seguida, eles vão explicar eles receberam uma lei que eles não esperavam e eles querem saber o que esta lei é de
Antes de chamar um paciente , passei alguns minutos em sua conta para esclarecer onde o equilíbrio veio. Eu sou um grande fã de criação de um "colapso financeiro" que reflete a taxa total, menos o pagamento do seguro. menos a ocultação de seguro (para assinantes PPO), menos o pagamento paciente. Ao colocar esta repartição em excel, os pacientes podem facilmente ver os detalhes financeiros de cada compromisso. Isto torna mais fácil para que você possa ver onde o equilíbrio veio também. Se o paciente continua a ser perturbado, agora você precisa estar preparado para lidar com o seu paciente virada
Às vezes, você vai descobrir que o paciente realmente pago. - e eles podem produzir um cheque descontado. Então, você vai aplicar um pagamento paciente para a conta para configurá-lo de volta para zero. Outras vezes você pode descobrir que a ocultação de seguros não foi aplicada - e, novamente, você vai aplicar o ajuste apropriado para a conta e limpar o equilíbrio. Em algumas situações, você pode ser capaz de determinar rapidamente que US $ 197 do saldo de US $ 202 é realmente devido - e no interesse da economia de tempo, você pode enviar o paciente a sua repartição financeira, onde pode justificar a nota de R $ 197. Em conversa com o paciente, sua aprovação para chegar a um acordo em que o paciente vai pagar os US $ 197 e você descontar a diferença de US $ 5. Novamente um saldo zero é ouro
A maioria dos dentistas aplicar uma taxa de nomeação perder -. E muitos pacientes acabam com um saldo a partir de apenas esta taxa. Muitas vezes, esses pacientes problemáticos não retornam à prática - e eles não pagar a taxa de nomeação perdida. Assim, você pode acabar com um grande volume de pacientes que você está gastando US $ 0,75 /e-declaração para enviar um projeto de lei para um US $ 50 perdeu taxa de nomeação e eles não têm sido na prática há anos! Isto é jogando o bom dinheiro após o mau. A maioria dos dentistas não estão interessados em ganhar dinheiro com a sua taxa de nomeação perder - eles simplesmente querem disciplinar o paciente a manter suas /seus compromissos. Muitas vezes, a maneira como você descobrir esses pacientes é que você vai receber as suas declarações de volta no correio marcada não pode ser entregue devido a nenhum endereço de encaminhamento.
Converse com seu dentista para definir uma política sobre como vai lidar com esses pacientes. Se você trabalha com Dentrix, você pode facilmente configurá-los para um tipo de facturação separada - este mantém o equilíbrio em caso eles nunca querem voltar, mas não destruir o seu A /R (contanto que você excluir esse tipo de cobrança em sua pesquisa ). Obviamente, se você não tem um bom endereço, parar de enviar declarações a esse paciente! Se você acabar em uma conversa com um paciente que deve esta quantia - seu objetivo é comunicar o problema que isso cria para a prática e você pode permitir que o paciente para não pagar desta vez, mas esclarecer as diretrizes para o futuro
<. h2> Avançando
Por mais tentador que seja para passar horas e horas a limpeza de contas antigas para se certificar de que tudo está exatamente certo, a melhor maneira de recuperar o atraso em seu sistema de faturamento dental é estabelecer diretrizes para coleções que se deslocam para a frente. Determinar que você irá enviar extratos mensais a partir de agora. . Configurar um sistema de cobrança regular de telefonemas e cartas progressivamente mais graves que você vai enviar para pacientes que ignoram suas declarações
Converse com sua equipe de recepção - pedir-lhes para dizer aos pacientes como eles verificar o que a sua saldo total é. Não apenas o seu saldo atual de nomeação de hoje. Alguns pacientes simplesmente pagar a conta e ser feito. Outros podem querer rever a conta em mais detalhes. Treinar sua recepcionista sobre como lidar com esses pacientes. Se você está disponível para conversar com os pacientes no local, ótimo. Se você não pode, em seguida, a recepcionista deve adicionar esse nome do paciente e informações de contato de uma lista de pacientes que gostariam de rever a sua conta. Tem a recepcionista que eles saibam que haverá uma espera, mas não se preocupe porque nós vai resolver sua conta. Em seguida, o seu trabalho é simplesmente trabalhar o seu caminho para baixo na lista.
A gestão de um sistema de faturamento dental é apenas uma maneira de executar uma prática odontológica bem sucedido. Se você estiver interessado em novas ideias sobre a execução de um consultório dentário, por favor assine o meu blog semanalmente. Um dos maiores desafios para a gestão de uma prática odontológica está a gerir o seguro dental. Com o seguro dental manipulados, então marketing odontológico para pacientes novos torna-se um foco principal. Nos dias de hoje, de opiniões on-line, o tratamento das queixas do paciente também é essencial. Como sua prática cresce, a contratação de pessoal dental torna-se mais importante. Com 16 + anos de experiência em gestão prática odontológica, estou aberto às suas perguntas para ajudar você a executar um consultório odontológico bem sucedido.
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